نقدم خدمات نقل للمؤتمرات والمناسبات متكاملة تضمن لكم تجربة تنقل متميزة ورفيعة المستوى. ندرك أهمية الوقت والدقة في مثل هذه الفعاليات، لذا نوفر حلول نقل مصممة خصيصاً لتلبية كافة احتياجاتكم اللوجستية.
أسطولنا من السيارات الفاخرة والحافلات الحديثة مجهز بأحدث التقنيات لضمان راحة وأمان الضيوف. يتميز فريقنا من السائقين المحترفين بخبرة عالية في تقديم خدمات نقل راقية تضمن الوصول إلى وجهاتكم بأعلى مستويات الكفاءة والرفاهية. نحن نعتني بكافة التفاصيل من بداية الرحلة حتى نهايتها، مما يتيح لكم التركيز على نجاح فعاليّتكم دون القلق حول ترتيبات النقل.
من خلال خدماتنا المخصصة، نساعدكم في تنظيم وتنسيق النقل للضيوف والمتحدثين والمشاركين في المؤتمرات والمعارض والمناسبات الخاصة، مما يساهم في تحقيق تجربة ناجحة ومريحة لجميع الحضور.
لمن هذه الخدمة؟
نقل المؤتمرات والفعاليات خدمة للجهة التي تحمل مسؤولية التجربة كاملة: منظمو المؤتمرات الدولية والمعارض، الجهات الحكومية التي تستضيف منتديات ولقاءات رسمية، شركات تنظيم الفعاليات التي تدير الحركة نيابة عن عملائها، الاتحادات والهيئات الرياضية التي تنظّم بطولات وحفلات جوائز، والمؤسسات التي تقيم حفلها السنوي أو إطلاق منتج لمئات الضيوف. في كل هذه الحالات تتداخل ثلاث حركات في وقت واحد: وصول المتحدثين والوفود عبر المطار، تنقل الضيوف الرسميين بمركبات فردية، ونقل الحضور بالحافلات بين الفنادق والموقع، ولا بد لجهة واحدة أن تراها كلها على لوحة واحدة.
ما الذي تشمله؟
- خطة حركة مكتوبة تغطي كل أيام الفعالية: الوصول، الأيام الرئيسية، البرامج الجانبية، والمغادرة.
- استقبال المتحدثين والوفود في المطار بالتكامل مع خدمة النقل من وإلى المطارات وبروتوكول المطار للضيوف الرسميين.
- مركبات VIP مع سائقين مخصصة للضيوف الرئيسيين وكبار الشخصيات طوال أيام الفعالية.
- حافلات لنقل الحضور في رحلات مكوكية بين الفنادق وموقع الفعالية عبر خدمة النقل عبر الحافلات.
- غرفة تشغيل تتابع كل المركبات، ومنسّقون في الفنادق وموقع الفعالية يوجّهون الحركة.
- مكتب حركة في الموقع عند الطلب لتلقي طلبات الضيوف وتعديل المواعيد.
- خطة بدائل للتأخير وتغيّر البرنامج والظروف الجوية وحركة الطرق.
- تقرير تشغيلي بعد الفعالية بعدد الرحلات المنفذة والملاحظات.
- إمكانية إضافة عربات الجولف للتنقل داخل مواقع الفعاليات الواسعة ضمن الخطة نفسها.
كيف تعمل الخدمة خطوة بخطوة
- اجتماع تعريفي مع المنظّم: عدد الضيوف وفئاتهم، الفنادق، الموقع، البرنامج، ومستوى البروتوكول.
- إعداد خطة الحركة والمقترح التشغيلي: المركبات وفئاتها، الحافلات، المنسّقون، ومؤشرات الأداء، مع عرض سعر.
- اعتماد الخطة وتخصيص المركبات والسائقين، وتبادل قوائم الضيوف وبيانات الرحلات.
- معاينة ميدانية للفنادق وموقع الفعالية، وتحديد مواقف التحميل ومسارات الدخول.
- التشغيل اليومي من غرفة التشغيل، مع اجتماع قصير مع المنظّم في نهاية كل يوم لضبط اليوم التالي.
- إدارة المغادرة وفق مواعيد الرحلات، ثم إرسال التقرير التشغيلي.
المركبات المناسبة
تُبنى خطة الفعالية عادة على ثلاث طبقات من المركبات: مركبات فردية للضيوف الرسميين والمتحدثين الرئيسيين، فانات للوفود الصغيرة والفرق المرافقة، وحافلات للحضور. ويُحدَّد عدد كل طبقة من قوائم الضيوف وبرنامج الأيام لا من تقدير عام.
- مرسيدس S كلاس وكاديلاك اسكاليد: للمتحدثين الرئيسيين والضيوف الرسميين.
- مرسيدس V كلاس وهيونداي ستاريا: للوفود الصغيرة والفرق المرافقة.
- يوتونج باص: من فئة الحافلات الكبيرة للرحلات المكوكية ونقل الحضور.
لماذا جيتكس
الفعالية الكبرى لا تمنح فرصة ثانية؛ الجلسة الافتتاحية تبدأ في وقتها سواء وصل المتحدث أم لا. لهذا يُفضّل المنظمون مشغّلاً مباشراً يملك مركباته ويوظّف سائقيه ويدير التشغيل من غرفة واحدة، لا وسيطاً يجمع مركبات من مصادر متفرقة. جيتكس JTEX تولّت حركة معرض الرياض الدولي للكتاب 2025 بأيامه المتواصلة، ومؤتمر التعدين الدولي، والمؤتمر الدولي للتدريب القضائي 2025، وهي فعاليات تتفاوت في طبيعة ضيوفها لكنها تشترك في أن النقل فيها جزء من البروتوكول لا خدمة مساندة. وتجد في صفحة خدماتنا بقية العناصر التي يمكن ضمها إلى خطة الفعالية.
الأسئلة الشائعة
متى ينبغي التعاقد قبل الفعالية؟
كلما كان أبكر كان أفضل، خصوصاً للفعاليات التي تتزامن مع مواسم المؤتمرات في الرياض؛ وتحتاج خطة الحركة عادة إلى أسابيع من التنسيق مع المنظّم والفنادق.
هل تنقلون المتحدثين من المطار إلى الفندق ثم إلى الموقع؟
نعم، تُدار رحلة المتحدث كاملة من صالة الوصول إلى الفندق ثم الموقع والعودة، وتُسجَّل في خطة الحركة باسمه وموعد رحلته.
هل يمكن الجمع بين مركبات VIP وحافلات في خطة واحدة؟
هذا هو الوضع المعتاد في المؤتمرات الكبرى: مركبات فردية للضيوف الرسميين وحافلات للحضور، وكلها تُدار من غرفة التشغيل نفسها.
كيف تتعاملون مع تغيّر البرنامج في اللحظة الأخيرة؟
تتضمن الخطة بدائل للتأخير وتغيّر المواعيد، ويعمل المنسّقون في الموقع مع غرفة التشغيل على إعادة توزيع المركبات فوراً دون أن يشعر الضيوف بالتغيير.
هل تخدمون فعاليات خارج الرياض؟
نعم، ننفّذ خطط حركة لفعاليات في مدن أخرى بالمملكة ضمن تعاقد مسبق، كما في كأس السوبر الإسباني 2025 في جدة.
ما العوامل التي تحدد التكلفة؟
عدد الضيوف وفئاتهم، عدد المركبات والحافلات، عدد أيام الفعالية وساعات التشغيل، عدد المنسّقين، واستقبال المطار والبروتوكول. نرسل عرضاً مفصلاً بعد استلام برنامج الفعالية.
لتخطيط حركة فعاليتك القادمة، تواصل مع فريق الفعاليات في جيتكس عبر واتساب أو من خلال صفحة اتصل بنا وأرسل البرنامج المبدئي لنعدّ خطة الحركة.